Devis, factures Factur-X, avoirs conformes et suivi des paiements — spécialement conçus pour le métier de la sécurité
La facturation d'une entreprise de sécurité privée est fondamentalement différente de celle d'un commerce ou d'une société de services classique. Les prestations ne se vendent pas à l'unité ou au forfait simple — elles se décomposent en vacations horaires, souvent réparties entre heures de jour, heures de nuit, heures de dimanche et heures de jour férié, chacune avec un taux horaire distinct. Un même contrat de gardiennage peut générer une facture comportant une dizaine de lignes différentes selon les créneaux couverts pendant le mois. Un logiciel de facturation généraliste ne connaît pas cette complexité et oblige le dirigeant à effectuer manuellement des calculs fastidieux et sujets à erreur.
Planning Sécurité Pro d'HECTOR SOLUTION résout cette problématique en reliant directement la facturation au planning opérationnel. Les heures effectuées par chaque agent sur chaque site sont automatiquement comptabilisées, ventilées par type de créneau (jour, nuit, dimanche, férié) et valorisées selon les taux contractuels définis pour chaque client. La facture se construit automatiquement à partir des données réelles du planning — pas besoin de ressaisir quoi que ce soit. Le risque d'erreur de facturation, de sous-facturation ou de surfacturation est éliminé.
Cette intégration entre planning et facturation est un gain de temps considérable. Dans une entreprise qui gère des dizaines de sites, la préparation des factures mensuelles peut prendre plusieurs jours de travail administratif. Avec Planning Sécurité Pro, cette opération se réduit à quelques minutes : le logiciel génère les factures à partir du planning validé, le responsable les contrôle et les valide. L'envoi peut être effectué directement par email depuis le logiciel, au format PDF et Factur-X.
Anticipez l'obligation de facturation électronique avec un format déjà conforme
Factur-X est le standard franco-allemand de facturation électronique, conforme à la norme européenne EN16931. Il s'agit d'un format hybride qui combine un document PDF lisible par l'humain avec un fichier XML structuré lisible par les logiciels comptables. Cette double nature permet à vos clients de recevoir une facture qu'ils peuvent à la fois lire visuellement et intégrer automatiquement dans leur système comptable, sans ressaisie manuelle. Le format Factur-X est reconnu par l'administration fiscale française et constitue l'un des formats acceptés dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
La réforme de la facturation électronique en France impose progressivement à toutes les entreprises d'émettre et de recevoir leurs factures au format électronique structuré. Cette obligation, qui concerne déjà les grandes entreprises dans le cadre des marchés publics, s'étendra à l'ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Pour les entreprises de sécurité privée, cette évolution est incontournable — d'autant plus que de nombreux donneurs d'ordres (collectivités, grandes entreprises, centres commerciaux) exigent déjà des factures au format électronique structuré. En utilisant Planning Sécurité Pro, votre entreprise est déjà prête pour cette transition, sans investissement supplémentaire.
Chaque facture générée par le logiciel est automatiquement produite au format Factur-X, avec l'ensemble des données structurées exigées par la norme EN16931 : identification de l'émetteur et du destinataire, détail des lignes de facturation, montants hors taxes et toutes taxes comprises, taux et montants de TVA, conditions de paiement, références du bon de commande. Vous n'avez rien à paramétrer — le logiciel produit nativement des factures conformes.
Avant la facturation vient le devis. Dans le secteur de la sécurité privée, le devis est un document commercial essentiel qui détaille les prestations proposées, les taux horaires par type de créneau, les modalités de facturation et les conditions générales de vente. Planning Sécurité Pro intègre un module de création de devis professionnels qui permet de produire des documents soignés et détaillés en quelques minutes. Le devis reprend automatiquement les coordonnées du client, les taux horaires paramétrés et les postes définis. Il peut être envoyé directement par email depuis le logiciel.
Lorsque le devis est accepté par le client, sa transformation en facture se fait en un seul clic. Le logiciel reprend l'ensemble des données du devis et génère la facture correspondante, avec la bonne numérotation séquentielle, les mentions obligatoires et le format Factur-X. Cette fluidité du processus devis-facture élimine les ressaisies, les erreurs de recopie et les incohérences entre le devis initial et la facture finale. Le lien entre les deux documents est conservé dans l'historique — on peut toujours retrouver le devis d'origine d'une facture donnée.
Les avoirs constituent un autre aspect réglementé de la facturation. Lorsqu'une prestation n'a pas été réalisée, qu'une erreur de facturation est constatée ou qu'un geste commercial est accordé, l'entreprise doit émettre un avoir conforme qui fait référence à la facture d'origine. Planning Sécurité Pro génère des avoirs qui respectent l'ensemble des obligations légales : mention de la facture rectifiée, motif de l'avoir, montants négatifs correctement présentés, numérotation dans une séquence dédiée. Le suivi des paiements intègre les avoirs pour refléter le solde réel de chaque client.
Un module complet qui couvre l'intégralité du cycle de facturation
Chaque facture est produite au format Factur-X hybride : PDF lisible et XML structuré pour l'intégration comptable automatique.
Chaque document est scellé par un hash SHA-256 garantissant son inaltérabilité. Conforme à la loi anti-fraude de 2018.
Numérotation continue et ininterrompue des factures, conforme aux exigences de l'administration fiscale. Aucune rupture possible.
L'ensemble des mentions exigées par l'article 441-3 du Code de commerce sont automatiquement intégrées à chaque facture.
Enregistrez les règlements, suivez les encours, identifiez les retards de paiement. Vue synthétique par client et par période.
Exportez vos écritures comptables dans un format compatible avec les principaux logiciels de comptabilité du marché.
Depuis le premier janvier 2018, la loi anti-fraude impose à tout logiciel de facturation de garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données de facturation. L'article 286-I-3 bis du Code général des impôts exige que le logiciel utilisé pour l'établissement des factures satisfasse à ces quatre conditions. En cas de contrôle fiscal, l'entreprise doit être en mesure de prouver que ses factures n'ont pas été modifiées après émission et que la chaîne de numérotation est ininterrompue.
Planning Sécurité Pro répond à ces exigences par un mécanisme de scellement cryptographique. Chaque facture émise est accompagnée d'un hash SHA-256 calculé sur l'intégralité du document. Ce hash constitue une empreinte numérique unique — si un seul caractère de la facture était modifié après son émission, le hash ne correspondrait plus, attestant de l'altération. Les factures sont chaînées entre elles : le hash de chaque facture intègre le hash de la facture précédente, formant une chaîne ininterrompue dont la moindre rupture serait immédiatement détectable. Ce mécanisme est conforme aux spécifications du Bulletin Officiel des Finances Publiques.
La numérotation séquentielle est un autre pilier de la conformité fiscale. L'article 441-3 du Code de commerce impose que les factures soient numérotées selon une séquence continue, sans rupture ni doublon. Planning Sécurité Pro attribue automatiquement un numéro unique à chaque facture, dans un ordre chronologique strict. Il est techniquement impossible de supprimer une facture émise — si une erreur est constatée, la procédure réglementaire impose l'émission d'un avoir correctif qui vient annuler ou rectifier la facture initiale. Le logiciel applique cette logique de manière native.
L'article 441-3 du Code de commerce et l'article 289 du Code général des impôts définissent les mentions obligatoires qui doivent figurer sur chaque facture. Ces mentions sont nombreuses et leur omission expose l'entreprise à des amendes administratives. Parmi les mentions obligatoires figurent : la date d'émission de la facture, le numéro séquentiel unique, l'identité complète du vendeur (dénomination sociale, adresse, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire), l'identité de l'acheteur, la désignation précise des prestations, la quantité et le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable, le montant total hors taxes et toutes taxes comprises, les conditions de règlement et les pénalités de retard.
Pour les entreprises de sécurité privée, des mentions supplémentaires peuvent être requises : le numéro d'autorisation d'exercice CNAPS, la référence au contrat ou au bon de commande du client, le détail des heures par type de créneau (jour, nuit, dimanche, férié). Planning Sécurité Pro intègre automatiquement l'ensemble de ces mentions sur chaque facture. Le dirigeant n'a pas à s'en préoccuper — le logiciel garantit que chaque document émis est complet et conforme. Les coordonnées de l'entreprise, les numéros d'identification, les conditions de paiement et les mentions légales sont paramétrés une seule fois et appliqués systématiquement à chaque nouveau document.
La facturation ne s'arrête pas à l'émission du document. Les écritures comptables générées par les factures et les avoirs doivent être intégrées dans la comptabilité de l'entreprise. Planning Sécurité Pro propose un module d'export comptable qui génère des fichiers structurés compatibles avec les principaux logiciels de comptabilité utilisés par les cabinets d'expertise comptable et les services financiers. Chaque écriture comprend les comptes de produits, les comptes de TVA, les comptes clients et les montants correspondants.
Cet export élimine la double saisie qui caractérise la gestion comptable de nombreuses petites et moyennes entreprises de sécurité. Le dirigeant ou le comptable n'a plus à reprendre chaque facture manuellement pour saisir les écritures — les données sont exportées en bloc, prêtes à être importées. Le gain de temps est significatif, mais le gain en fiabilité l'est davantage : les erreurs de saisie comptable, les oublis de factures et les écarts entre le chiffre d'affaires facturé et le chiffre d'affaires comptabilisé sont éliminés. La réconciliation entre la facturation opérationnelle et la comptabilité générale devient simple et rapide.
L'archivage des factures est également intégré au logiciel. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales impose la conservation des factures pendant une durée de dix ans. Planning Sécurité Pro archive automatiquement chaque facture émise avec son hash d'inaltérabilité, son XML Factur-X et ses métadonnées. L'ensemble est consultable, filtrable et exportable à tout moment. En cas de contrôle fiscal, l'entreprise peut produire l'intégralité de sa facturation en quelques clics, avec la preuve de l'inaltérabilité de chaque document.
Démonstration gratuite, sans engagement. Factures conformes, Factur-X, devis et avoirs en quelques clics.