Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées sur le site hector-solution.fr est :

VIGIFORMATION — Ludovic Roux
1 rue Pierre Julien — 26200 Montélimar
Email : contact@hector-solution.fr
Téléphone : 07 59 94 06 27

2. Données collectées

Nous collectons les données suivantes uniquement lorsque vous les fournissez volontairement :

• Formulaire de contact / demande de démo : nom, prénom, email, téléphone, nom de l'entreprise, message
• Souscription au logiciel : raison sociale, SIRET, adresse, coordonnées du responsable
• Données techniques : adresse IP, navigateur, pages visitées (via cookies techniques uniquement)

3. Finalités du traitement

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de contact et de démonstration
• Gestion de la relation commerciale et du support client
• Fourniture et administration du service logiciel HECTOR
• Amélioration de nos services et de la navigation sur le site
• Respect de nos obligations légales et réglementaires

4. Base légale

Le traitement de vos données repose sur :

• Votre consentement (formulaire de contact)
• L'exécution du contrat (souscription au logiciel)
• L'intérêt légitime (amélioration du service, sécurité)

5. Destinataires des données

Vos données sont traitées exclusivement par VIGIFORMATION. Elles ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers.

Seuls les prestataires techniques suivants peuvent y accéder dans le cadre strict de leurs missions :

• OVHcloud — Hébergement du site et des données (France)

6. Durée de conservation

• Données de contact : 3 ans à compter du dernier échange
• Données clients : durée du contrat + 5 ans (obligations légales)
• Données techniques (logs) : 12 mois
• Demande d'accès d'essai — adresse IP, provenance et contrôles : 12 mois (effacement automatique quotidien)
• Demande d'accès d'essai — photo et pièces d'identité : supprimées dès la vérification, et au plus tard 30 jours après leur dépôt

7. Hébergement des données

Toutes les données sont hébergées en France sur des serveurs OVHcloud et sur notre infrastructure Synology dédiée. Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est effectué.

8. Vos droits

Conformément au RGPD (articles 15 à 22), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la limitation : restreindre le traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données

Pour exercer ces droits, envoyez un email à contact@hector-solution.fr avec une copie de votre pièce d'identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr

9. Cookies

Le site utilise uniquement des cookies techniques nécessaires au fonctionnement (session, préférences). Aucun cookie publicitaire, analytique tiers ou de tracking n'est utilisé.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement SSL/TLS, accès restreint, sauvegardes régulières, mises à jour de sécurité.

11. Demande d'accès d'essai : vérification d'identité

L'accès d'essai au logiciel est réservé aux entreprises de sécurité privée et aux porteurs de projet du secteur. Chaque demande déposée sur hector-solution.fr/demande-acces fait l'objet de vérifications destinées à empêcher l'usurpation d'identité et l'accès de tiers non autorisés aux données de nos clients.

Ce que nous collectons et pourquoi :

• Adresse IP, opérateur, localisation approximative, fuseau horaire, langue et écran du navigateur : relevés par notre serveur lors de l'envoi du formulaire, puis à l'ouverture du lien de confirmation. Les connexions passant par un VPN, un proxy ou un hébergeur ne sont pas acceptées sur ce formulaire.
• Vérification de l'entreprise : le SIRET déclaré est relu dans le répertoire public SIRENE (recherche-entreprises.api.gouv.fr) et le domaine de l'adresse email est contrôlé.
• Carte professionnelle CNAPS (porteurs de projet) : vérifiée auprès du registre public du CNAPS.
• Images prises par votre caméra lorsque vous ouvrez le lien reçu par email : une première image dès que vous activez la caméra (elle est conservée même si vous n'allez pas au bout), puis la photo prise après le compte à rebours, sur laquelle votre pièce d'identité doit être visible à côté de votre visage. Ces images portent un filigrane « Hector Solution » et la date.
• Pièce d'identité (recto/verso ; le cas échéant, pouvoir signé et pièce d'identité du dirigeant).
• Adresse IP et provenance à chaque ouverture du lien : si le lien est transféré, nous voyons depuis combien de connexions différentes il a été ouvert.

Aucun traitement biométrique n'est effectué : la photo et la pièce d'identité sont comparées visuellement, par une personne. Nous n'utilisons aucun dispositif de reconnaissance faciale automatique.

Base légale : notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) à prévenir la fraude et l'usurpation d'identité, et à protéger les données personnelles que nos clients nous confient.

Conservation : la photo et les pièces d'identité sont chiffrées sur nos serveurs, accessibles au seul éditeur, et supprimées dès que la vérification est faite — que la demande soit acceptée ou refusée — et au plus tard 30 jours après leur dépôt. Ne subsistent alors que la trace de la décision (date, et motif en cas de refus) et quelques informations techniques de suivi (dates de dépôt, nombre de tentatives, code de vérification), conservées avec la demande et effacées au bout de 12 mois. L'adresse IP et les données de provenance sont effacées au bout de 12 mois.

Vous ne souhaitez pas transmettre ces éléments ? Appelez-nous au 07 59 94 06 27 : une vérification par un autre moyen (visioconférence, appel sur le standard de l'entreprise) peut être convenue.

12. Modification de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. La version en vigueur est celle accessible sur cette page.

Dernière mise à jour : 22 septembre 2026