Le dossier CNAPS de vos agents, constitué par le logiciel
Un contrôle CNAPS ne se gagne pas le jour du contrôle : il se gagne avant, dossier par dossier. HECTOR rassemble pour chaque agent les pièces qui prouvent la légalité de son emploi — carte professionnelle, contrat signé, titre de séjour vérifié, qualifications — génère directement une partie des documents, et vous alerte par email dès qu'une non-conformité apparaît. Inclus dans chaque formule.
Ce qu'un contrôleur vous demandera — et en combien de temps
Lors d'un contrôle du CNAPS, l'entreprise doit démontrer, agent par agent, que chacun exerce légalement l'activité pour laquelle il est planifié : une carte professionnelle en cours de validité et correspondant à l'activité réellement exercée (surveillance humaine, agent cynophile, sûreté...), un contrat de travail signé, une pièce d'identité et, pour un salarié étranger, un titre de séjour autorisant le travail — dont l'employeur doit avoir vérifié l'authenticité avant l'embauche —, ainsi que les qualifications exigées par le poste (SSIAP et ses recyclages, habilitations) et le suivi médical. Le tout, pour l'effectif présent comme pour les agents passés sur les sites, sous-traitance comprise.
La sanction ne se limite pas à l'amende : manquements répétés ou emploi d'un agent sans carte exposent à des sanctions administratives pouvant aller jusqu'au retrait de l'autorisation d'exercer — la fin de l'entreprise —, sans compter les sanctions pénales de l'employeur pour emploi d'étranger sans titre. Et l'expérience du terrain est constante : ce n'est presque jamais la mauvaise foi qui est sanctionnée, c'est le classeur introuvable — la carte expirée que personne n'a vue, le contrat jamais retourné signé, le titre de séjour périmé depuis trois mois.
Autrement dit : le sujet n'est pas de « réussir le contrôle », mais de tenir en permanence un dossier à jour par agent. C'est un travail de fourmi — exactement ce qu'un logiciel fait mieux qu'un classeur. Pour la méthode complète côté organisation, voir notre guide préparer un contrôle CNAPS.
Un dossier qui se constitue tout seul, au fil de la gestion
Le principe du module conformité d'HECTOR : le dossier CNAPS n'est pas un classeur de plus à remplir, c'est le sous-produit automatique de votre gestion quotidienne. La fiche agent porte déjà la carte professionnelle et son échéance, les qualifications et leurs recyclages, le titre de séjour, les visites médicales. Le module contrats génère et fait signer les contrats de travail et leurs avenants. Les pièces déposées se rattachent à l'agent. Quand le contrôleur arrive, tout est déjà là.
Mieux : une partie des documents du dossier est générée directement par le logiciel — contrats et avenants, attestations, états récapitulatifs — à votre en-tête, avec votre logo. Le dossier de l'agent s'exporte en PDF structuré, prêt à présenter ou à transmettre, et il recense honnêtement ce qui manque : un contrat en attente de signature y apparaît comme tel, parce qu'un dossier qui cache ses trous est un dossier qui explose au contrôle.
Le module couvre les activités privées de sécurité du Livre VI du Code de la sécurité intérieure — surveillance et gardiennage, agent cynophile, sûreté, protection — et s'applique aussi aux agents de vos sous-traitants planifiés sur vos sites : la conformité ne s'arrête pas à votre propre effectif, votre responsabilité de donneur d'ordre non plus.
Le module conformité CNAPS en six points
De la fiche agent au dossier PDF, en passant par les alertes qui n'attendent pas le contrôle.
Cartes professionnelles suivies
Numéro, activité couverte et échéance de chaque carte CNAPS, avec alertes avant expiration. La gestion des cartes pro est reliée au planning : un agent à la carte expirée ne passe pas inaperçu.
Contrats générés et rattachés
Les contrats de travail et avenants sont générés par le logiciel (50 modèles par filière CCN 3196) et versés au dossier. Un contrat non signé est signalé — pas dissimulé.
Titres de séjour vérifiés
Suivi des titres de séjour et de leurs échéances, avec la démarche de vérification d'authenticité auprès de la préfecture — l'obligation de l'employeur la plus souvent ignorée du secteur.
Qualifications et recyclages
SSIAP 1/2/3, SST, habilitations : chaque qualification porte sa date de recyclage, remonte en alerte à l'approche de l'échéance et conditionne la planification sur les postes exigeants.
Alertes de conformité par email
Les non-conformités (carte, contrat, titre, qualification) sont notifiées automatiquement par email aux responsables. Vous êtes prévenu des semaines avant le problème, pas le jour du contrôle.
Dossier PDF en un clic
Le dossier complet de l'agent s'exporte en PDF structuré à votre en-tête : pièces, échéances, contrats, état de conformité. Prêt à présenter au contrôleur ou au donneur d'ordre.
La conformité qui descend jusqu'au planning
Un dossier à jour ne suffit pas si le planning peut le contredire : c'est la planification qui crée l'infraction, pas la fiche. HECTOR relie les deux — le planificateur est averti lorsqu'il positionne un agent non conforme (carte expirée, qualification manquante pour le poste, titre de séjour périmé) sur une vacation. L'alerte arrive au moment du geste, quand il est encore simple de choisir un autre agent, et non dans un rapport mensuel que personne ne lit.
Cette continuité fiche → dossier → planning → alerte est ce qui distingue une vraie conformité CNAPS logicielle d'une simple GED où l'on range des scans. Et pour évaluer où vous en êtes aujourd'hui, notre audit CNAPS sur demande — 30 minutes en visio avec un expert — reste offert.
Questions fréquentes
Que contient le dossier CNAPS d'un agent ?
Les pièces qui prouvent la légalité de l'emploi : carte professionnelle valide pour l'activité exercée, contrat de travail signé, pièce d'identité et le cas échéant titre de séjour vérifié, qualifications et recyclages, suivi médical.
Comment HECTOR constitue-t-il le dossier ?
Automatiquement, à partir des données déjà gérées : fiche agent, contrats générés et signés, pièces déposées. Une partie des documents est générée directement par le logiciel, et le dossier s'exporte en PDF en un clic.
Les titres de séjour sont-ils vérifiés ?
Oui : suivi des échéances et démarche de vérification d'authenticité auprès de la préfecture avant l'embauche — une obligation de l'employeur dont l'oubli relève du pénal, pas seulement de l'administratif.
Comment suis-je prévenu d'une non-conformité ?
Par des alertes automatiques par email aux responsables, et par un avertissement au planificateur dès qu'il positionne un agent non conforme sur une vacation. L'alerte arrive avant l'infraction, pas après.
Ce module est-il payant ?
Non : conformité CNAPS, dossier agent, documents générés et alertes email sont inclus dans chaque formule, dès 35 € HT/mois la 1re année (offre Solo). Voir nos tarifs.
Dormez tranquille avant le prochain contrôle
Dossiers agents à jour, documents générés, alertes automatiques : la conformité CNAPS devient un sous-produit de votre gestion — inclus dans chaque formule.